Décision de référence : cc • N° 19-17.046 • 2021-09-22
Dans un arrêt du 22 septembre 2021 (n° 19-17.046), la Cour de cassation a tranché une question cruciale concernant les congés payés : à qui incombe la charge de la preuve ? Est-ce au salarié de démontrer qu'il n'a pas pris ses congés, ou à l'employeur de prouver qu'il les a accordés ? La réponse est claire : c’est à l’employeur de prouver qu’il a rempli son obligation.
Chaque année, des milliers de salariés réclament des rappels de congés payés à leur employeur. Les dossiers s'entassent devant les conseils de prud'hommes. Et souvent, les juges se perdent dans des débats techniques sur la preuve. Cette décision remet les pendules à l'heure : elle rappelle que, dans le régime de droit commun, c'est à l'employeur de prouver qu'il a rempli son obligation. Pas au salarié de prouver qu'il n'a pas eu ses congés. Un revirement ? Pas tout à fait. Une clarification, oui.
Mais concrètement, qu'est-ce que ça change pour vous, employeur ou salarié ? Si vous êtes employeur, vous devez désormais conserver des preuves écrites de l'organisation des congés. Si vous êtes salarié, vous pouvez réclamer vos droits sans craindre de vous heurter à un mur. L'arrêt du 22 septembre 2021 est donc une petite révolution dans le monde des RH. Voyons cela de plus près.
Les faits : une histoire comme il en arrive chaque jour
Un salarié réclamait à son employeur le paiement d’une indemnité compensatrice de congés payés, soutenant ne pas avoir pu les prendre. L’employeur affirmait au contraire les avoir accordés. Le salarié saisit le conseil de prud’hommes.
En première instance, le conseil de prud’hommes condamna l’employeur à payer un rappel de congés payés. La cour d’appel infirma le jugement, estimant que la preuve de l’absence de prise de congés incombait au salarié. Ce dernier se pourvut en cassation. La Cour de cassation cassa l’arrêt d’appel.
Pourquoi ? Parce que, selon la Cour, c’est à l’employeur de démontrer qu’il a pris les mesures nécessaires pour permettre au salarié d’exercer son droit à congé. Autrement dit, l’employeur doit prouver qu’il a informé le salarié de ses droits et qu’il l’a mis en mesure de les prendre. Si l’employeur ne le fait pas, le salarié est réputé ne pas avoir pris ses congés, et l’employeur doit payer l’indemnité compensatrice. Une décision logique, mais qui bouscule les habitudes.
Le raisonnement de la juridiction — décortiqué
La Cour de cassation s'appuie sur l'article L. 3141-3 du Code du travail (qui dispose que le salarié a droit à un congé de 2,5 jours ouvrables par mois de travail effectif) et sur l'article 1353 du Code civil (anciennement 1315, qui pose la règle de la charge de la preuve). Mais surtout, elle interprète ces textes à la lumière du droit européen, en particulier la directive 2003/88/CE concernant l'aménagement du temps de travail, qui impose aux États membres de garantir le droit effectif au congé annuel payé.
Le raisonnement est le suivant : le droit à congé est un droit fondamental. L'employeur, en tant que débiteur de l'obligation d'accorder le congé, doit prouver qu'il a exécuté son obligation. Il ne suffit pas de dire « le salarié aurait dû demander ses congés ». L'employeur doit démontrer qu'il a pris toutes les mesures pour que le salarié puisse effectivement les prendre. Par exemple, en affichant les dates de congés, en envoyant un courrier, en organisant un planning. Si l'employeur ne fait rien, la présomption joue en faveur du salarié.
Les juges du fond (la cour d'appel) avaient commis une erreur en inversant la charge de la preuve. Ils exigeaient du salarié qu'il prouve qu'il n'avait pas pris ses congés, ce qui est quasi impossible à démontrer. La Cour de cassation rappelle que c'est à celui qui doit exécuter l'obligation (l'employeur) de prouver qu'il l'a fait. C'est une confirmation de jurisprudence antérieure, mais aussi un durcissement : l'employeur doit être proactif.
Cette décision ne crée pas un droit nouveau, mais elle précise les obligations de l'employeur. En pratique, elle renforce la protection des salariés, surtout ceux qui n'osent pas réclamer leurs congés ou qui travaillent dans des secteurs précaires où la prise de congé est souvent informelle. C'est un signal fort adressé aux employeurs : vous devez formaliser l'organisation des congés, sous peine de devoir les payer en partant.
Ce que ça change pour vous — concrètement
Si vous êtes employeur, vous devez revoir votre organisation. Désormais, il ne suffit plus de dire « le salarié savait qu'il pouvait prendre ses congés ». Il faut prouver que vous lui avez donné la possibilité effective de les prendre. Concrètement : conservez les plannings, les emails, les courriers recommandés fixant les dates de congés. Si vous ne le faites pas, un salarié qui part sans avoir pris ses congés pourra réclamer jusqu'à 2,5 jours par mois travaillé, soit par exemple 30 jours par an pour un salarié à temps plein. Pour un salaire de 2 000 € brut, l'indemnité compensatrice peut atteindre 2 000 € pour 30 jours. Multiplié par plusieurs années, la facture peut être salée.
Si vous êtes salarié, vous êtes désormais mieux protégé. Vous pouvez réclamer vos congés non pris, même si vous ne les avez jamais demandés. Mais attention : le droit à congé se prescrit par 3 ans (article L. 3245-1 du Code du travail). Vous devez agir dans les 3 ans suivant la fin de la période d'acquisition. Par exemple, si vous avez acquis des congés en 2020, vous pouvez les réclamer jusqu'en 2023. Passé ce délai, vous êtes forclos. Et si vous êtes en litige avec votre employeur, vous pouvez désormais lui demander de prouver qu'il vous a mis en mesure de prendre vos congés. S'il ne le fait pas, vous avez gain de cause.
Pour tout employeur, cette décision implique de systématiser les documents écrits. Si un salarié n'a jamais pris de congés et que l'employeur ne peut pas prouver qu'il les a proposés, il devra payer une indemnité compensatrice au moment du départ. Cela peut représenter plusieurs milliers d'euros.
Quatre conseils pour éviter ce type de litige
- Formalisez par écrit la planification des congés : chaque année, avant le 1er mars, établissez un planning des congés pour chaque salarié, et faites-le signer. Conservez ces documents pendant au moins 5 ans.
- Envoyez chaque année un courrier rappelant les droits à congé : un simple email peut suffire, mais un courrier recommandé avec accusé de réception est la preuve ultime. Mentionnez le nombre de jours acquis et la période de prise.
- Si un salarié refuse de prendre ses congés, ne restez pas passif : envoyez-lui une mise en demeure de les prendre dans un délai raisonnable, par lettre recommandée avec accusé de réception, et conservez une copie.
